Les vacances se terminent et déjà se profilent le stress de la rentrée. Si tu n’as pas envie de perdre tous les bienfaits de cet été, je te propose quelques astuces pour bien gérer ton temps.
Bien évidemment, à toi de trouver quels outils sont fait pour toi. Personnellement, je n’arrive pas à utiliser la méthode Pomodoro, ni à anticiper mon agenda une semaine à l’avance. Mais j’ai mis en place quelques astuces qui me semblent intéressantes à te partager.
- 1. Connaitre son chronotype
- 2. Garder des plages vides pour gérer l'imprévu
- 3. Apprendre à dire non
- 4. Utiliser la loi de Pareto et accepter l'imperfection
- 5. Automatiser toutes les tâches répétitives
- 6. Et si tu veux vraiment aller plus loin : se concentrer sur sa zone de génie
- 7. Les ressources pour aller plus loin
Connaitre son chronotype et gérer son emploi du temps en fonction de ses créneaux
Tu t’es déjà demandé comment fait ton collègue pour faire son yoga le matin à 6h ? Ou au contraire les personnes qui travaillent jusqu’à 1h du matin te semblent être des extraterrestres ? C’est parce qu’il existe plusieurs chronotypes.
Un chronotype décrit ta capacité à être plus ou moins efficace en fonction des périodes de la journée. Il se détermine grâce à un test rapide sous forme de quiz. Il existe 4 chronotypes différents :
- L’ours, qui correspond à 50% de la population et dont le rythme est le plus naturel.
- Le lion, qui représente 20% de la population. Il est couche-tôt et lève-tôt
- Le loup, véritable couche-tard. Il représente 20% de la population.
- Le dauphin correspond au 10% restant. Ce sont souvent les personnes hypersensibles et multipotentiels.
En fonction de ton chronotype, tu vas pouvoir organiser tes plages de travail de façon optimisée. Par exemple, si tu es lion, ta zone de productivité sera entre 8h et 12h. Pas la peine de te demander d’être productif à 23h, tu dors déjà !
Grâce au chronotype, tu optimises tes plages de travail et gagnes du temps.
Pour ma part je suis Dauphin. Même si je ne me reconnais pas dans le côté « petit dormeur » (j’ai besoin de mes 8h de sommeil !), l’organisation proposée me correspond plutôt bien.
Garder des plages vides pour gérer l’imprévu
Tu as calé ton agenda pour toute ta semaine. Chaque créneau est optimisé et là, un événement inattendu vient tout perturbé (au choix : une réunion client décalée, un employé malade, une grève des transports…). Ta belle organisation vole en éclat, provoquant stress et retard dans ton travail. Pour éviter cela, laisse des espaces vides dans ton agenda.
Plus tu montes en responsabilité et plus ton agenda doit être vide. Cela ne signifie pas que tu ne vas pas travailler. Tu te laisses simplement de la place pour gérer l’imprévu. Et je n’ai aucun doute sur le fait que ces temps vides ne le resteront pas longtemps 😊
Apprendre à dire non
Quand on est CEO ou qu’on a un poste à responsabilité, les sollicitations sont de plus en plus nombreuses. La difficulté est parfois de réussir à dire non à celles-ci.
Pour savoir si la sollicitation est utile pour toi, pose-toi plusieurs questions :
- Est-ce que cette sollicitation répond à une problématique actuelle ?
- Est-ce que je suis la personne la plus compétente pour répondre à cette sollicitation ?
- Est-ce que j’ai suffisamment d’informations pour répondre efficacement à cette sollicitation ?
Si tu réponds non à l’une de ces trois questions, réponds non à la sollicitation et transfères à la personne concernée ou repousses à une période plus propice.
Utiliser la loi de Pareto et accepter l’imperfection
20% du travail génère 80% du résultat. Ce qui signifie que 80% de ton travail ne représente que 20% des résultats. Si ces 20% sont essentiels pour certaines activités, est-ce réellement nécessaire de peaufiner chacune de tes actions pour approcher la perfection ?
Souvent, la recherche de la perfection est une manière de procrastiner et de ne pas passer à l’action. Alors n’oublie pas que fait vaut mieux que parfait.
En acceptant l’imperfection de tes actions, tu vas gagner du temps mais également te soulager de la charge mentale associée à cette action.
Automatiser toutes les tâches répétitives
Il existe actuellement un grand nombre d’outils pour te permettre de réduire les tâches inutiles et non gratifiantes. Quelques exemples de tâches à automatiser :
- Le tri des mails dans les différentes boites mail
- Toutes les tâches de copier-coller (de Notion vers LinkedIn, du site web vers le CRM, du devis vers la facture…)
Des outils comme Zapier ou Make permettent de créer des automatisations avec de nombreuses applications.
Et si tu veux vraiment aller plus loin : se concentrer sur sa zone de génie
Cette notion vient du livre « Le Grand Saut » de Gay Hendricks. Dans celui-ci, l’auteur identifie 4 zones dans lesquelles toutes nos activités quotidiennes peuvent se dérouler.
La Zone d’Incompétence : Ce sont des domaines où une personne a peu ou pas de compétences, et elle ne devrait pas y consacrer beaucoup de temps.
La Zone de Compétence : Ces domaines sont des compétences que vous avez acquises et dans lesquelles vous êtes capable de bien performer, mais qui ne sont pas spécialement stimulantes ou gratifiantes pour vous.
La Zone d’Excellence : Ces domaines correspondent à des compétences dans lesquelles vous excellez et obtenez généralement des résultats supérieurs à la moyenne. Cependant, même si vous êtes doué dans ces domaines, ils peuvent ne pas susciter un réel épanouissement ou une satisfaction profonde.
La Zone de Génie : C’est l’espace où se trouvent vos véritables talents innés, vos passions et vos dons uniques. C’est là que vous pouvez vous épanouir pleinement et expérimenter un état de flux, en réalisant des performances exceptionnelles et en éprouvant un profond sentiment de satisfaction intrinsèque.
Il est souvent difficile de passer de la zone d’excellence à la zone de génie. La différence va réellement tenir dans le fait de retirer de la satisfaction et de l’énergie quand on entre dans sa zone de génie.